Document management system
Management Documente
Gestionare Înregistrări
Creare Proceduri de Lucru
Automatizare Sarcini de Lucru
Module disponibile
Integrare
Construiește-ți propria aplicație
Program de parteneriat
Management Documente
Gestionare Înregistrări
Creare Proceduri de Lucru
Automatizare Sarcini de Lucru
Module disponibile
Integrare
Construiește-ți propria aplicație
Program de parteneriatOpenKM este un software de management de date și documente pentru companii – adesea regăsit sub denumirea de Document Management System (DMS).
Un software de gestionare a documentelor este un program folosit pentru a stoca, gestiona și urmări schimbările care se realizează pe documente și imagini stocate în mediul online.
OpenKM este o soluție de management care permite companiilor să controleze producția, stocarea, gestionarea și distribuția documentelor electronice, oferind o eficiență mai mare și capacitatea de a reutiliza informațiile și de a controla fluxul documentelor.
OpenKM este un software de management a documentelor care integrează gestionarea completă a informațiilor esențiale dintr-o companie, cât și o funcționalitate care oferă un instrument de căutare avansată – totul într-o singură aplicație. Sistemul include, de asemenea, instrumente de administrare pentru a defini rolurile diferiților utilizatori, controlul accesului, nivelul de securitate a documentelor și afișarea istoricului detaliat al activității utilizatorilor.
Software-ul de gestionare a documentelor OpenKM se compune într-o bază de cunoștințe foarte utilă pentru că va stoca informațiile esențiale și importante ale companie, îmbunătățind astfel procesul de luare a deciziilor. Sunt încurajate astfel munca în echipă și productivitatea companiei prin stabilirea de proceduri comune și îmbunătățirea relațiilor cu clienții prin procese de vânzare mai rapide și scurtarea timpului de lansare pe piață a noilor produse.
Beneficiile utilizării modulului de Management Documente
- gestionarea informațiilor companiei
- colectarea datelor din orice sursă digitală
- managementul și arhivarea de documente
- mediu colaborativ pentru proiecte și documente independente
- aplicație intuitivă cu funcții utile în crearea de proceduri interne
OpenKM oferă organizației abilitatea de a profita de cunoștințele acumulate pe parcursul timpului printr-un proces facil de localizare a acestora, fie ca este vorba de documente, resurse umane sau informații.
OpenKM Record Management asigură controlul eficient și sistematic al fluxului informațional prin crearea, recepția, întreținerea, utilizarea și eliminarea înregistrărilor, a dovezilor și informațiilor despre activitățile comerciale.
Acest modul auditează permanent proiectele în care există termene limită pentru acțiuni specifice și notifică, respectiv impune activități specifice celor care trebuie să efectueze sarcina de lucru.
Prin intermediul OpenKM sunt posibile implementarea unor proceduri de păstrare, distrugere sau transfer a înregistrărilor care sunt reglementate prin lege. Distrugerea este procesul de eliminare sau ștergere a înregistrărilor, dincolo de orice posibilă reconstrucție.
Planul de conținut disponibil în OpenKM reprezintă un set de reguli care indică, pentru fiecare tip de înregistrare următoarele: unde ar trebui să fie păstrate, politicile care se aplică acestora, cât timp trebuie păstrate, cum ar trebui să fie eliminate și cine este responsabil cu gestionarea acestora.
Beneficiile utilizării modulului de Gestionare a Înregistrărilor
- gestionarea conținutului înregistrărilor
- managementul ciclului de viață al informațiilor stocate
- stabilirea modului de gestionare a documentelor
OpenKM oferă un mediu optim pentru definirea planurilor de afaceri, simplificând procesele de lucru și ajutând angajații să se coordoneze eficient atât cu compania, cât și între ei. Prin conectarea proceselor cu crearea de conținut și documente, OpenKM permite organizațiilor să facă schimb de informații tranzacționale și să răspundă mai rapid la schimbări și evoluție.
Beneficiile utilizării modulului Proceduri de Lucru
- crearea de proceduri de lucru complexe
- facilitarea revizuirii, aprobării și validării procedurilor
- management de proiecte prin atribuire de sarcini grupurilor sau utilizatorilor
- monitorizarea sarcinilor fluxului de lucru, a statusului și a procesului
- notificări configurabile – trimiterea de email-uri aferente
Având în vedere un anumit eveniment, poți aplica reguli de validare și anumite acțiuni care trebuie efectuate asupra documentelor fără intervenție umană. Câteva exemple sunt:
- Captură metadate
- Clasificarea documentelor
- Execuție automată a fluxului de lucru stabilit
- Semnătură electronică
Principalele avantaje ale automatizării sunt:
- Productivitate crescută
- Timp de gestionare redus
- Calitate îmbunătățită
- Grad ridicat de precizie
- Costuri și cheltuieli directe cu forța umană reduse
- Automatizarea documentelor
Mail Archiver: Aplicația se utilizează ca un sistem de gestionare a documentelor pentru a stoca email-uri. Acest modul permite crearea unui proces automat pentru păstrarea și protejarea tuturor e-mailurilor.
Multitenant: Este o funcție care permite mai multor utilizatori să fie găzduiți pe o singură instanță care poate fi instalată fie pe un singur server sau pe un cluster.
Semnătura electronică: În comerțul electronic și în lege, o semnătură pe un document este o indicație că persoana acceptă intențiile înregistrate în document.
Cod de bare: Este un modul de citire și identificare a codurilor de bare.
Facturare electronică: Modulul de facturare electronică extrage facturile în format „XML” și le stochează în sistem.
CMIS: Conectorii specifici OpenCMIS, permit sistemului OpenKM să fie utilizat ca server CMIS.
Criptografia: Fișierele sunt criptate și decriptate în funcție de nevoile utilizatorului.
Rapoarte:Acest modul facilitează generarea de rapoarte tip Jasper în format PDF.
Manager de activități: Atribuirea de sarcini și roluri utilizatorilor se realizează în mod facil.
OpenKM oferă o platformă interoperabilă pentru a valorifica resursele informaționale la nivel de companie. Am dezvoltat OpenKM cu scopul de a oferi mai multe metode de integrare:
OpenKM SDK-uri pentru Java și .Net.
Utilizarea API-ului Webservice REST.
Autentificarea este conectabilă și este ușor de utilizat o bază de date externă a utilizatorilor, LDAP sau Active Directory, SSO și CAS.
Chiar și depozitul de date poate fi configurat pentru a fi implementat în orice bază de date precum MySQL, PostgreSQL, Oracle sau SQL Server.
Conectori disponibili: AutoCAD, MS Office, Vtiger, BonitaSoft, Kofax, Abby Flexicapture.
OpenKM Dev-tools este o suită care îți permite să creezi o aplicație personalizată, adaptată nevoilor organizației tale, să îți gestionezi cu ușurință conținutul informațional, să îți simplifici fluxul de lucru și să să îți crești eficiența și eficacitatea.
Suita de instrumente de dezvoltare a OpenKM este formată din:
- Mediul de dezvoltare OpenKM.
- OpenKM SDK
- Modelul de dezvoltare a interfeței utilizator OpenKM.
- OpenKM KDocs
- OpenKM Import station
Programul de parteneriat al OpenKM este conceput pentru a crea relații reciproc avantajoase prin care se asigură succesul întregului ecosistem OpenKM. Susținuți de echipa oficială OpenKM, partenerii beneficiază de flexibilitate pentru a atrage oportunități noi de afaceri.
Colaborăm deschis și eficient cu toți partenerii pentru a oferi clienților cele mai bune soluții de gestionare a documentelor pentru companii. Așadar, ne angajăm să îți oferim resursele de care vei avea nevoie pentru a-ți pune în practică inițiativele inovatoare cât mai rapid.
Partenerii OpenKM sunt o comunitate în creștere formată din: integratori de sisteme, furnizori de software, furnizori de infrastructură și reselleri care își construiesc soluțiile vândute cu ajutorul OpenKM.
Printre beneficiile pe care le ai în momentul în care devii partener se numără: training-ul utilizatorilor finali cu privire la utilizarea corectă a aplicației pentru a maximiza potențialul acesteia, consultanță, configurarea produsului, posibilitatea de găzduire externă etc.
Suntem mereu în căutarea unor parteneri entuziaști care au o experiență tehnologică vastă, se anjazează să ofere soluții inovatoare clienților și au o prezență bine-cunoscută în regiunea lor.
- Management Documente
- Gestionare Înregistrări
- Creare Proceduri de Lucru
- Automatizare Sarcini de Lucru
- Module disponibile
- Integrare
- Construiește-ți propria aplicație
- Program de parteneriat
OpenKM este un software de management de date și documente pentru companii – adesea regăsit sub denumirea de Document Management System (DMS).
Un software de gestionare a documentelor este un program folosit pentru a stoca, gestiona și urmări schimbările care se realizează pe documente și imagini stocate în mediul online.
OpenKM este o soluție de management care permite companiilor să controleze producția, stocarea, gestionarea și distribuția documentelor electronice, oferind o eficiență mai mare și capacitatea de a reutiliza informațiile și de a controla fluxul documentelor.
OpenKM este un software de management a documentelor care integrează gestionarea completă a informațiilor esențiale dintr-o companie, cât și o funcționalitate care oferă un instrument de căutare avansată – totul într-o singură aplicație. Sistemul include, de asemenea, instrumente de administrare pentru a defini rolurile diferiților utilizatori, controlul accesului, nivelul de securitate a documentelor și afișarea istoricului detaliat al activității utilizatorilor.
Software-ul de gestionare a documentelor OpenKM se compune într-o bază de cunoștințe foarte utilă pentru că va stoca informațiile esențiale și importante ale companie, îmbunătățind astfel procesul de luare a deciziilor. Sunt încurajate astfel munca în echipă și productivitatea companiei prin stabilirea de proceduri comune și îmbunătățirea relațiilor cu clienții prin procese de vânzare mai rapide și scurtarea timpului de lansare pe piață a noilor produse.
Beneficiile utilizării modulului de Management Documente
- gestionarea informațiilor companiei
- colectarea datelor din orice sursă digitală
- managementul și arhivarea de documente
- mediu colaborativ pentru proiecte și documente independente
- aplicație intuitivă cu funcții utile în crearea de proceduri interne
OpenKM oferă organizației abilitatea de a profita de cunoștințele acumulate pe parcursul timpului printr-un proces facil de localizare a acestora, fie ca este vorba de documente, resurse umane sau informații.
OpenKM Record Management asigură controlul eficient și sistematic al fluxului informațional prin crearea, recepția, întreținerea, utilizarea și eliminarea înregistrărilor, a dovezilor și informațiilor despre activitățile comerciale.
Acest modul auditează permanent proiectele în care există termene limită pentru acțiuni specifice și notifică, respectiv impune activități specifice celor care trebuie să efectueze sarcina de lucru.
Prin intermediul OpenKM sunt posibile implementarea unor proceduri de păstrare, distrugere sau transfer a înregistrărilor care sunt reglementate prin lege. Distrugerea este procesul de eliminare sau ștergere a înregistrărilor, dincolo de orice posibilă reconstrucție.
Planul de conținut disponibil în OpenKM reprezintă un set de reguli care indică, pentru fiecare tip de înregistrare următoarele: unde ar trebui să fie păstrate, politicile care se aplică acestora, cât timp trebuie păstrate, cum ar trebui să fie eliminate și cine este responsabil cu gestionarea acestora.
Beneficiile utilizării modulului de Gestionare a Înregistrărilor
- gestionarea conținutului înregistrărilor
- managementul ciclului de viață al informațiilor stocate
- stabilirea modului de gestionare a documentelor
OpenKM oferă un mediu optim pentru definirea planurilor de afaceri, simplificând procesele de lucru și ajutând angajații să se coordoneze eficient atât cu compania, cât și între ei. Prin conectarea proceselor cu crearea de conținut și documente, OpenKM permite organizațiilor să facă schimb de informații tranzacționale și să răspundă mai rapid la schimbări și evoluție.
Beneficiile utilizării modulului Proceduri de Lucru
- crearea de proceduri de lucru complexe
- facilitarea revizuirii, aprobării și validării procedurilor
- management de proiecte prin atribuire de sarcini grupurilor sau utilizatorilor
- monitorizarea sarcinilor fluxului de lucru, a statusului și a procesului
- notificări configurabile – trimiterea de email-uri aferente
Având în vedere un anumit eveniment, poți aplica reguli de validare și anumite acțiuni care trebuie efectuate asupra documentelor fără intervenție umană. Câteva exemple sunt:
- Captură metadate
- Clasificarea documentelor
- Execuție automată a fluxului de lucru stabilit
- Semnătură electronică
Principalele avantaje ale automatizării sunt:
- Productivitate crescută
- Timp de gestionare redus
- Calitate îmbunătățită
- Grad ridicat de precizie
- Costuri și cheltuieli directe cu forța umană reduse
- Automatizarea documentelor
Mail Archiver: Aplicația se utilizează ca un sistem de gestionare a documentelor pentru a stoca email-uri. Acest modul permite crearea unui proces automat pentru păstrarea și protejarea tuturor e-mailurilor.
Multitenant: Este o funcție care permite mai multor utilizatori să fie găzduiți pe o singură instanță care poate fi instalată fie pe un singur server sau pe un cluster.
Semnătura electronică: În comerțul electronic și în lege, o semnătură pe un document este o indicație că persoana acceptă intențiile înregistrate în document.
Cod de bare: Este un modul de citire și identificare a codurilor de bare.
Facturare electronică: Modulul de facturare electronică extrage facturile în format „XML” și le stochează în sistem.
CMIS: Conectorii specifici OpenCMIS, permit sistemului OpenKM să fie utilizat ca server CMIS.
Criptografia: Fișierele sunt criptate și decriptate în funcție de nevoile utilizatorului.
Rapoarte:Acest modul facilitează generarea de rapoarte tip Jasper în format PDF.
Manager de activități: Atribuirea de sarcini și roluri utilizatorilor se realizează în mod facil.
OpenKM oferă o platformă interoperabilă pentru a valorifica resursele informaționale la nivel de companie. Am dezvoltat OpenKM cu scopul de a oferi mai multe metode de integrare:
OpenKM SDK-uri pentru Java și .Net.
Utilizarea API-ului Webservice REST.
Autentificarea este conectabilă și este ușor de utilizat o bază de date externă a utilizatorilor, LDAP sau Active Directory, SSO și CAS.
Chiar și depozitul de date poate fi configurat pentru a fi implementat în orice bază de date precum MySQL, PostgreSQL, Oracle sau SQL Server.
Conectori disponibili: AutoCAD, MS Office, Vtiger, BonitaSoft, Kofax, Abby Flexicapture.
OpenKM Dev-tools este o suită care îți permite să creezi o aplicație personalizată, adaptată nevoilor organizației tale, să îți gestionezi cu ușurință conținutul informațional, să îți simplifici fluxul de lucru și să să îți crești eficiența și eficacitatea.
Suita de instrumente de dezvoltare a OpenKM este formată din:
- Mediul de dezvoltare OpenKM.
- OpenKM SDK
- Modelul de dezvoltare a interfeței utilizator OpenKM.
- OpenKM KDocs
- OpenKM Import station
Programul de parteneriat al OpenKM este conceput pentru a crea relații reciproc avantajoase prin care se asigură succesul întregului ecosistem OpenKM. Susținuți de echipa oficială OpenKM, partenerii beneficiază de flexibilitate pentru a atrage oportunități noi de afaceri.
Colaborăm deschis și eficient cu toți partenerii pentru a oferi clienților cele mai bune soluții de gestionare a documentelor pentru companii. Așadar, ne angajăm să îți oferim resursele de care vei avea nevoie pentru a-ți pune în practică inițiativele inovatoare cât mai rapid.
Partenerii OpenKM sunt o comunitate în creștere formată din: integratori de sisteme, furnizori de software, furnizori de infrastructură și reselleri care își construiesc soluțiile vândute cu ajutorul OpenKM.
Printre beneficiile pe care le ai în momentul în care devii partener se numără: training-ul utilizatorilor finali cu privire la utilizarea corectă a aplicației pentru a maximiza potențialul acesteia, consultanță, configurarea produsului, posibilitatea de găzduire externă etc.
Suntem mereu în căutarea unor parteneri entuziaști care au o experiență tehnologică vastă, se anjazează să ofere soluții inovatoare clienților și au o prezență bine-cunoscută în regiunea lor.